1.1
PERENCANAAN
STRATEGIS
A.
PENGERTIAN
PERNCANAAN STRATEGIS
suatu rangkaian persiapan tindakan untuk
mencapai tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis besar atau
petunjuk-petunjuk yang harus dituruti jika menginginkan hasil yang baik
sebagaimana direncanakan.
B.
PENTINGNYA
SUATU PERENCANAAN
Karena perencanaan merupakan suatu
jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh
manajer bagi sebuah organisasi. Perencaan yang baik dapat digambarkan layaknya
sebuah akar tunggang dari pohon yang besar dan rimbun, dari situ tumbuh
cabang-cabang yang dapat diartikan sebagai bagian dari pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian. Perencanaan yang demikian sangat penting bagi
manajer dan sebuah teori yang harus ada di sebuah perusahaan ataupun instansi.
C.
HUBUNGAN
PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI LAIN
1. Organizing
Perencanaan menunjukkan
cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya
organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi
2. Directing
Perencanaan menentukan
kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk
mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan
3. Controlling
Perencanaan dan
pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria
penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana .
D.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
1. Perencanaan jangka
panjang
adalah rencana yang
akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perencanaan, dan
dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
2.
Perencanaan jangka menengah
adalah rencana yang
dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan
tercapainya tujuan jangka panjang.
3.
Perencanaan jangka pendek
adalah rencana yang
dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya
tujuan jangka menengah.
E.
PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN
Proses
Penyusunan Perencanaan
1.
Merumuskan Misi dan Tujuan
2.
Memahami Keadaan Saat Ini
3.
Mempertimbangkan Faktor Pendukung dan
Penghambat Tercapainya Tujuan
4.
Menyusun Rencana Kegiatan untuk Mencapai Tujuan
F.
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
1.
Bottom up
approach, artinya penyusunan dimulai atau diusulkan dari bawah.
2.
Top down
approach, artinya penyusunan dimuali atau ditetapkan dari atas.
3.
Interactive
approach, yang berarti rencana disusun bersama-sama.
4.
Dual-level
approach, yang berarti masing-masing menyusun rencana kemudian
diselaraskan.
G.
CIRI-CIRI
PERENCANAAN YANG BAIK
Simple
: Sederhana dan mudah di mengerti
Fleksibel :
Rencana yang baik haruslah dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang selalu
berubah- ubah.
Stabil
: Tidak perlu selalu mengalami perombakan dan
perubahan.
Factual :
Dibuat berdasarkan fakta-fakta yang ada dan diselaraskan pula dengan kejadian-kejadian
yang akan
timbul dalam tindakan pelaksanaannya.
Rasional :Dibuat atas dasar pemikiran yang sehat,
ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kontinu : dipersiapkan untuk tanda-tanda
yang terus menerus dan berkelanjutan.
Dinamis : perencanaan dibuat dan
dipersiapkan untuk memikirkan peningkatan perbaikan dan
pembaharuan
dalam mencapai kemajuan dan kesempurnaan pada masa yang akan datang.
Praktis dan prakmatis : mampu dilakukan dan dicapai
serta dapat mendukung program organisasi.
Akurat : dibuat secara
terperinci dan mendetail dan dirumuskan segala aspek organisasi, tata kerja,
metode kerja, penggunaan tenaga kerja, pembiayaan,
jadwal waktu, target hasil dari sistem pengawasan.
H.
EFEKTIFITAS
PERENCANAAN
1.
Pengembangan diri – dengan
melakukan perencanaan yang efektif, maka seseorang akan mampu menyisakan waktu
luang yang berharga untuk menyusun pengembangan diri guna peningkatan
kinerjanya.
2.
Pekerjaan tuntas dan selesai tepat waktu
sehingga pekerjaan tidak menumpuk; dan tidak mesti melakukan lembur guna
menuntaskan pekerjaan.
3.
Pekerjaan dapat ditata dengan rapi, dan akan
memudahkan proses mengorganisasikan dan mengendalikan pekerjaan lainnya.
2.2 PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. JENIS-JENIS KEPUTUSAN
MANAJEMEN
1. Keputusan Strategis, adalah keputusan yang
dibuat oleh manajemen puncak dalam sebuh perusahaan.
2. Keputusan taktis, adalah keputusan yang dibuat
oleh manajemen menengah
3. Keputusan operasional, adalah keputusan yang
dibuat oleh tingkat manajemen yang paling bawah
B. KEPUTUSAN DAN JENJANG
MANAJEMEN
Keputusan:
1.
Keputusan Terprogram.
Keputusan ini berkaitan dengan kebiasaan, aturan, dan prosedur. Dalam hal ini
kondisi yang dihadapi semuanya dapat diketahui dengan pasti.
2.
Keputusan tidak
terprogram. Keputusan tidak terprogram ini adalah keputusan yang tidak
mempunyai suatu aturan yang baku, tergantung pada jenis masalahnya. Biasanya,
masalah yang membutuhkan keputusan tidak terprogram ini terjadinya tidak dapat
diprediksi.
3.
Keputusan tidak
terstruktur.disebut tidak terstruktur karena tidak diketahui pemecahannya
karena ketidakjelasan masalahnya.
Jenjang :
Organisasi atau badan
usaha umumnya mempunyai sedikitnya tiga jenjang manajemen, yaitu manajemen
puncak, manajemen menengah, dan manajemen pelaksana.
1. Manajemen Puncak (Top
Management)
Manajemen puncak adalah
jenjang manajemen tertinggi. Jenjang manajemen tertinggi atau puncak biasanya
terdiri atas dewan direksi dan direktur utama. Dewan direksi mempunyai tugas
memutuskan hal-hal yang sangat penting sifatnya bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Manajemen puncak bertugas menetapkan kebijakan operasional dan
membimbing interaksi organisasi dengan lingkungan.
2. Manajemen Menengah
(Middle Management)
Manajemen menengah
biasanya memimpin suatu divisi atau departemen. Tugasnya adalah mengembangkan
rencana-rencana operasi dan menjalankan tugas-tugas yang ditetapkan manajemen
puncak. Manajemen menengah bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
3. Manajemen Pelaksana
(Supervisory Management)
Manajemen pelaksana adalah
manajemen yang bertugas menjalankan rencana-rencana yang dibuat manajemen
menengah. Selain itu, manajemen pelaksana juga mengawasi para pekerja dan
bertanggung jawab kepada manajemen menengah.
C. TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Menurut
Herbert A. Simon (Kadarsah, 2002:15-16 ), tahap-tahap yang harus dilalui dalam
proses pengambilan keputusan sebagai berikut :
1. Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )
Tahap ini
merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta
proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam
rangka mengidentifikasikan masalah.
2. Tahap Perancangan ( Design Phace )
Tahap ini
merupakan proses pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang
dapat diambil. Ini merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan,
sehingga diperlukan proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan
model dalam meneliti masalah yang ada.
3. Tahap Pemilihan ( Choice Phace )
Tahap ini
dilakukan pemilihan terhadap diantara berbagai alternatif solusi yang
dimunculkan pada tahap perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan
kriteria – kriteria berdasarkan tujuan yang akan dicapai.
4. Tahap Impelementasi ( Implementation
Phace )
Tahap ini
dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap
perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada
tahap pemilihan.
D.
JENIS-JENIS
MASALAH DAN PEMECAHANNYA
1.
Perencanaan
strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penerapan
tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
2.
Pengendalian
manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi
yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan
taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan
taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg
dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses
pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan
anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
2.
Pengendalian
operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang
telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan
dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat
bawah.
E.
GAYA
DAN MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Gaya
:
1. Gaya Direktif
Digunakan oleh
orang-orang yang lebih memilih solusi masalah yang sederhana dan jelas.
Seseorang yang memilih gaya ini biasanya bersifat efisien dan rasional dan
memilih untuk mengandalkan peraturan atau prosedur yang ada dalam mengambil
keputusan.
2. Gaya Analisis
Senang mempertimbangkan
solusi yang kompleks berdasarkan data sebanyak mungkin yang dapat mereka
kumpulkan.
3. Gaya Konseptual
Orang-orang yang
cenderung kearah gaya konseptual juga senag memperhatikan sejumlah besar
informasi. Mereka juga lebih berorientasi social daripada mereka yang menyukai
gaya analisis.
4. Gaya Perilaku
Gaya yang digunakan
oleh manajer yang memiliki perhatian mendalam terhadap orang sebagai individu.
Model :
Model Klasik
Model klasik dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi
rasional dan keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang
ideal itu. Empat asumsi yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut
:
1. Pembuat keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan
disepakati.
2. Keputusan pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif
dihitung.
3. Kriteria untuk mengevaluasi alternatif diketahui.
4. Pembuat keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan
nilai. Mencoba untuk memaksimalkan tujuan organisasi.
Model Administratif
Model Administratif merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang
menggambarkan bagaimana manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang
dicirikan dengan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan
ambiguitas. Model administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia
dan lingkungan yang mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil
keputusan. Model Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep
yang dapat berperan dalam pembentukannya yaitu :
·
Rasionalitas yang
terbatas berarti bahwa manusia memilikki keterbatasan atau batas-batas dalam
kemampuannya untuk berpikir rasional.
·
Pemuasan berarti bahwa
seorang pengambil keputusan memilih alternative solusi pertama yang dapat
memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah keputusan yang baik.
·
Intuisi merupakan aspek
lain dari pengambilan keputusan dengan model administrative. Intuisi adalah
pemahaman yang cepat terhadap situasi genting berdasarkan pengalaman di masa
lalu tetapi tanpa pemikiran yang sadar.
Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus
pada factor-faktor di organisasi yang mempengaruhi pengambilan keputusan yang
dilakuan oleh individu. Asumsi tersebut yaitu:
1. Tujuan dari pengambilan
keputusan sering kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang adanya konsensus di
antara para manajer.
2. Prosedur rasional tidak
selalu digunakan
3. Pencarian untuk alternatif
terbatas karena manusia, informasi dan keterbatasan sumber daya.
4. Sebagian besar manajer
akhirnya melakukan pemuasan daripada mencari solusi yang paling baik
Model Politik
Model poltik ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak
terprogram ketika situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan
adanya konflik antara manajer tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan
apa yang akan dilakukan.model politik dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu
:
1. Organisasi terdiri dari
beragam kepentingan
2. Informasi ambigu dan tidak
lengkap
3. Manajer tidak memiliki
sumber daya untuk mengidentifikasi semua dimensi masalah
4. Manajer terlibat dalam
mendorong dan menarik perdebatan untuk menentukan tujuan dan alternatif
Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan Baik keputusan itu terprogram
ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik,
administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap
sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut
yaitu :
1. Pengenalan syarat-syarat
sebuah keputusan
Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa
saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam
bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian
organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang
muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan
organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja
diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.
2. Diagnosis dan Analisis
Sebab-Akibat
Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer
menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi
yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk
menspesifikasikan sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :
· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?
· Kapankah keadaan ini muncul ?
· Dimanakah keadaan ini muncul ?
· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?
· Pada siapakah keadaan ini muncul ?
· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?
· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?
· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?
3. Pengembangan Alternatif
Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah
dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur
organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya
pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi
keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang
tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa
menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa
membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di
organisasi.
4. Pemilihan Alternatif yang
Dikehendaki
Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan
dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki
dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi
pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian
mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat
mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan
sekiranya akan berhasil.
5. Penerapan Alternatif
Terpilih
Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial,
administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan
digunakn untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan
alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini
diterjemahkan menjadi suatu tindakan
6. Evauasi dan Umpan Balik
Pada tahap evaluasi
yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan
akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan
yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan
mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah
proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan
informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus
pengambilan keputusan yang baru.
F.
PENGAMBILAN
KEPUTUSAN INDIVIDU DAN KELOMPOK
Keputusan
individu :
Pengambilan keputusan
merupakan hasil proses dari beberapa pertimbangan alternatif untuk
menyelesaikan masalah. Oleh sebab itu, maka pengambilan keputusan sesungguhnya
bukanlah hal yang sederhana.
Seorang filosof
Prancis, Jean-Paul Sartre mengatakan bahwa manusia sebagai makhluk yang
berkesadaran “dikutuk untuk bebas”. Kutukan kekebasan ini menempatkan manusia
sebagai makhluk yang dapat menentukan jalannya sendiri. Apapun jalan yang
diambil, maka manusia itu sendiri yang harus bertanggung jawab atas segala
sesuatu yang terjadi dikemudian hari.
Di zaman modern ini
manusia dihadapkan pada banyak pilihan, memilih universitas, jurusan,
pekerjaan, pacar, dll.. yang menuntut kemampuan manusia untuk dapat mengambil
keputusan secara tepat.
Keputusan
kelompok :
Proses
pengambilan keputusan kelompok adalah salah satu corak proses pengambilan
keputusan dalam organisasi. Ciri dari prosesnya ditandai dengan keterlibatan
dan partisipasi orang banyak. Sering kali keputusan semacam ini dianggap ideal
dan dipergunakan secara luas dalam organisasi .
Kedua
keputusan diatas memiliki beberapa perbandingan yaitu:
Apabila dilihat
keefektifan dan efisiensi antar pengambilan keputusan kelompok atau individu,
maka hal tergantung kepada kriteria apa yang dipakai sebagai ukuran efektif.
Bila diukur dengan derajat akurasi, barangkali keputusan kelompok lebih akurat.
Fakta membuktikan keputusan kelompok lebih baik daripada keputusan individu.
Tetapi tidak berarti bahwa secara bersama kelompok lebih bermutu dari
perseorangan. Bila dimaksud dengan efektif adalah ukuran kecepatan maka
keputusan individual jadi lebih efektif. Kalau kreativitas yang jadi ukuran
keefektifan maka keputusan kelompok adalah lebih efektif. Ukuran keefektifan
lain, mungkin dukungan persetujuan, maka keputusan kelompok jadi lebih efektif.
Dalam kerja kelompok pengambil keputusan, telah teruji bahwa jumlah anggota 5
sampai 7 orang adalah produktif dan efektif. Efektif tentu diacu juga
dengan efisiensi. Keputusan kelompok bisa jadi tidak efisien dibandingkan dengan
keputusan individual, bila diukur dari waktuyang dipakai untuk mengambil
keputusan. Pengambilan keputusan bentuk mana yang akan dipakai bergantung
kepada aspek yang mana yang dipentingkan, efektivitas atau efisiensi.
Kesimpulannya:
Dari uraian
di atas dapat kita simpulkan betapa pentingnya perencanaan dalam usaha mencapai
tujuan organisasi. Adanya perencanaan akan memberikan arah dan tujuan yang
jelas, memberikan pemahaman terhadap pimpinan dan bawahan sehingga bisa saling
bekerja sama demi terealisasinya tujuan organisasinya.
Namun di
samping itu, perencanaan hanya salah satu fungsi dalam manajemen. Oleh karena
keberhasilan pencapaian tujuan bukan berarti hanya tergantung pada satu fungsi
perencanaan saja, tetapi ada fungsi-fungsi lainnya, seperti pengorganisasian,
mengarahan dan pengawasan.
Keberhasilan
perencanaan akan sangat mungkin tercapai apabila pimpinan dan bawahan bekerja
sama dan dapat saling memotivasi sehingga kinerja masing-masing semakin tinggi
demi tercapainya tujuan organisasi
